1. Om denna integritetspolicy 

CODEX Accounting AB värnar om din personliga integritet. I denna integritetspolicy beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter, varför behandlingen sker, varifrån uppgifterna kommer, vilka som får del av dem, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har. 

I denna policy betyder ”vi”, ”oss” och ”vår” CODEX Accounting AB. 

Med ”du” avses den fysiska person vars personuppgifter vi behandlar. Du kan exempelvis vara företrädare, kontaktperson, styrelseledamot, ägare eller anställd hos en kund, leverantör eller samarbetspartner. Policyn gäller även dig som själv är kund eller leverantör, söker arbete hos oss, är eller har varit anställd, är närstående till en anställd eller kontaktar oss eller besöker vår webbplats. 

Våra kunder är huvudsakligen företag och organisationer. Det innebär att en stor del av de personuppgifter vi kommer i kontakt med avser personer som är knutna till våra kunder. 

Vilka personuppgifter vi behandlar och vilken roll vi har enligt dataskyddsreglerna beror på sammanhanget. 

2. Vem ansvarar för personuppgifterna? 

CODEX Accounting AB, org.nr 559437-4430, är personuppgiftsansvarig när vi själva bestämmer varför personuppgifter ska behandlas och hur behandlingen i huvudsak ska gå till. 

CODEX Accounting AB 
Stockholmsvägen 18 
181 50 Lidingö 
 
E-post: info@cdx.nu 

I stora delar av vår redovisningsverksamhet behandlar vi personuppgifter för någon annans räkning och enligt dennes dokumenterade instruktioner. Vi är då personuppgiftsbiträde och den organisation eller person för vars räkning behandlingen sker är personuppgiftsansvarig. 

Samma affärsrelation kan därför omfatta både behandlingar där vi är personuppgiftsbiträde och behandlingar där vi själva är personuppgiftsansvariga. 

Vi är exempelvis själva personuppgiftsansvariga för den behandling som krävs för vår egen kundadministration, våra skyldigheter enligt penningtvättslagstiftningen, vår egen fakturering och bokföring, personaladministration, säkerhet och hantering av förfrågningar till oss. 

I vissa rådgivnings- och complianceuppdrag beror ansvarsfördelningen på det aktuella uppdraget och på vem som bestämmer ändamålen med och de väsentliga medlen för behandlingen.  

Vilken roll vi har bedöms för varje behandling av personuppgifter och inte för kundrelationen eller uppdraget som helhet. Det innebär att vi inom samma kunduppdrag exempelvis kan vara personuppgiftsbiträde för personuppgifter som behandlas inom löne- eller redovisningstjänster, samtidigt som vi är personuppgiftsansvariga för vår egen kundadministration, våra skyldigheter enligt penningtvättslagstiftningen och viss självständig rådgivning. 

3. Varifrån får vi personuppgifter? 

Vi får personuppgifter direkt från dig eller från det företag eller den organisation som du företräder, arbetar för eller på annat sätt är knuten till. 

När vi utför ett uppdrag som personuppgiftsbiträde får vi även personuppgifter från den personuppgiftsansvarige eller genom de system och underlag som vi får tillgång till för att kunna utföra den avtalade tjänsten. 

Vi kan också få personuppgifter från andra parter som är involverade i ett uppdrag, exempelvis andra rådgivare, banker och andra finansiella aktörer, samt från myndigheter och offentliga register. 

Personuppgifter kan exempelvis förekomma i verifikationer, fakturor, löneunderlag, kund- och leverantörsreskontra, bank- och betalningsunderlag, deklarationsunderlag, årsredovisningar, bolagshandlingar och annan dokumentation som behandlas inom ramen för ett uppdrag. 

I arbetet med kundkännedom hämtar vi även personuppgifter från externa informationskällor för bland annat identitets-, PEP- och sanktionskontroller. 

I samband med rekrytering kan vi få personuppgifter om en sökande från exempelvis referenspersoner eller rekryteringsföretag. Uppgifter om närstående till anställda lämnas normalt av den anställde. 

När vi själva är personuppgiftsansvariga och får personuppgifter om dig från någon annan än dig själv lämnar vi information om behandlingen i enlighet med GDPR, om inte ett undantag från informationsskyldigheten gäller. 

När vi behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde ansvarar den personuppgiftsansvarige för informationen till de registrerade. 

4. Så behandlar vi personuppgifter 

4.1 Kontakt, förfrågningar och kundadministration 

Vi behandlar personuppgifter för att hantera förfrågningar, bedöma om vi kan åta oss ett uppdrag, ingå avtal samt administrera och följa upp våra kundrelationer. 

Vi behandlar framför allt namn, yrkesmässiga kontaktuppgifter, befattning eller funktion, uppgifter om behörighet att företräda en organisation samt andra personuppgifter som förekommer i korrespondens, avtal och kundadministration. 

Rättslig grund: När du själv är avtalspart grundas behandlingen på åtgärder inför avtal eller fullgörande av avtal. När du företräder eller är kontaktperson hos ett företag eller en annan organisation grundas behandlingen på vårt berättigade intresse av att administrera relationen, kommunicera och genomföra uppdraget. 

4.2 Redovisnings-, löne- och ekonomitjänster 

Vi utför bland annat löpande bokföring, avstämningar, kund- och leverantörsreskontra, ekonomisk rapportering, löneadministration, moms- och arbetsgivardeklarationer, betalningsregistrering, bokslut och årsredovisning samt deklarationsarbete. 

När vi behandlar personuppgifter inom sådana tjänster gör vi det normalt för den personuppgiftsansvariges räkning och enligt dennes dokumenterade instruktioner. Vi är då personuppgiftsbiträde. 

Vilka personuppgifter som behandlas beror på verksamheten och uppdragets omfattning. Det kan exempelvis vara namn och kontaktuppgifter, personnummer, uppgifter om anställning och befattning, lön, ersättningar och förmåner, skatt, arbetstid och frånvaro samt bankkonto- eller betalningsuppgifter som kan knytas till en fysisk person. 

Personuppgifter kan också förekomma i exempelvis verifikationer, fakturor, kvitton, reskontror, löneunderlag, betalningsunderlag, deklarationer, ägarbilagor, bokslutsunderlag och årsredovisningar. 

När uppdraget omfattar betalningsregistrering kan personuppgifter om exempelvis en fysisk betalningsmottagare eller kontoinnehavare behandlas. 

Rättslig grund: När vi är personuppgiftsbiträde ansvarar den personuppgiftsansvarige för att det finns en rättslig grund för behandlingen. Vi behandlar personuppgifterna enligt den personuppgiftsansvariges dokumenterade instruktioner och tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal. 

4.3 Compliance- och rådgivningsuppdrag 

Vi utför även compliance- och rådgivningsuppdrag, exempelvis inom penningtvätt, kundkännedom, riskbedömningar, styrdokument, rutiner samt GDPR och dataskydd. 

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på det aktuella uppdraget. Det kan exempelvis vara namn och kontaktuppgifter, befattning eller funktion, uppgifter om en persons ägande eller ställning som verklig huvudman samt andra personuppgifter om företrädare, ägare, anställda eller andra fysiska personer som behöver beaktas i den aktuella analysen. 

Om uppdraget gäller kundkännedom eller AML-frågor för en kunds räkning kan även personuppgifter om exempelvis identitet, PEP-status och sanktionsuppgifter förekomma. 

I rådgivningsuppdrag där vi själva bestämmer vilken information som behöver analyseras och hur rådgivningen ska genomföras är vi normalt personuppgiftsansvariga för vår behandling. 

Om vi i stället behandlar personuppgifter enbart för någon annans räkning och enligt dennes dokumenterade instruktioner kan vi vara personuppgiftsbiträde för den behandlingen. 

Rättslig grund: När vi är personuppgiftsansvariga grundas behandlingen normalt på vårt berättigade intresse av att genomföra och dokumentera uppdraget. Om du själv är avtalspart kan behandlingen i stället grundas på avtalet. När vi är personuppgiftsbiträde ansvarar den personuppgiftsansvarige för att det finns en rättslig grund för behandlingen. 

4.4 Kundkännedom och åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism 

Vi omfattas av penningtvättslagstiftningen och är därför skyldiga att vidta åtgärder för kundkännedom, riskbedöma våra kunder och följa kundrelationerna. 

För detta behandlar vi bland annat namn, personnummer eller andra identitetsuppgifter, kontaktuppgifter, uppgifter om en persons roll eller behörighet, direkt eller indirekt ägande, ställning som verklig huvudman, adress eller bosättningsland när detta är relevant, PEP-status, sanktionsuppgifter samt andra personuppgifter som behövs för kundkännedom och riskbedömning. 

När det krävs kan behandlingen även omfatta personuppgifter om familjemedlemmar och kända medarbetare till personer i politiskt utsatt ställning samt personuppgifter om ekonomiska förhållanden och ursprunget till en persons medel eller förmögenhet. 

Vi är personuppgiftsansvariga för denna behandling. 

Rättslig grund: rättslig förpliktelse enligt penningtvättslagstiftningen. 

4.5 Fakturering, egen bokföring och bolagsadministration 

Vi behandlar personuppgifter för att fakturera våra tjänster, hantera betalningar, sköta vår egen bokföring och uppfylla skyldigheter enligt bland annat bokförings- och skattelagstiftning. 

Det kan exempelvis vara namn och kontaktuppgifter till kontakt- eller referenspersoner, uppgifter om fysiska personer som är betalningsmottagare samt andra personuppgifter som förekommer i vår fakturering, betalningshantering eller räkenskapsinformation. 

Vi behandlar även personuppgifter om exempelvis aktieägare, styrelseledamöter, firmatecknare och andra bolagsfunktionärer när personuppgifterna behöver förekomma i aktiebok, protokoll eller annan bolagsdokumentation. 

Rättslig grund: fullgörande av avtal när du själv är avtalspart, berättigat intresse när behandlingen avser kontaktpersoner hos företag eller andra organisationer samt rättslig förpliktelse för behandling som krävs enligt bland annat bokförings-, skatte- och bolagsrättslig lagstiftning. 

4.6 Leverantörer och samarbetspartners 

Vi behandlar personuppgifter för att administrera relationer med leverantörer, konsulter och andra samarbetspartners, kommunicera, ingå och hantera avtal, beställa och ta emot tjänster samt hantera betalningar. 

Vi behandlar framför allt namn, yrkesmässiga kontaktuppgifter, befattning eller funktion samt andra personuppgifter om kontaktpersoner, konsulter eller fysiska personer som själva är leverantörer och som förekommer i avtal, korrespondens, fakturor eller annan administration av affärsrelationen. 

Rättslig grund: När du själv är avtalspart grundas behandlingen på avtalet. För kontaktpersoner hos företag och andra organisationer grundas behandlingen på vårt berättigade intresse av att administrera leverantörs- och samarbetsrelationen. Behandling som krävs enligt lag grundas på rättslig förpliktelse. 

4.7 Rekrytering 

När du söker arbete hos oss eller på annat sätt deltar i en rekryteringsprocess behandlar vi personuppgifter för att administrera rekryteringen, kommunicera med dig samt bedöma din erfarenhet och lämplighet för den aktuella rollen. 

Vi kan exempelvis behandla namn och kontaktuppgifter, uppgifter om utbildning och arbetslivserfarenhet, yrkesmässiga kvalifikationer och andra meriter samt uppgifter om erfarenhet, kompetens och lämplighet som framkommer eller dokumenteras under rekryteringsprocessen. 

När vi tar referenser kan vi även behandla uppgifter om din tidigare arbetsinsats, erfarenhet och lämplighet som lämnas av referenspersonen. Vi behandlar även referenspersonens namn, kontaktuppgifter och yrkesmässiga relation till dig. 

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att administrera och genomföra rekryteringen samt, när det är tillämpligt, åtgärder inför ett möjligt anställningsavtal som vidtas på din begäran. 

4.8 Anställda, tidigare anställda och närstående 

Vi behandlar personuppgifter om anställda för att ingå, administrera och fullgöra anställningsförhållandet samt för att uppfylla våra skyldigheter och tillvarata våra rättigheter som arbetsgivare. 

Beroende på ändamålet kan behandlingen bland annat omfatta identitets- och kontaktuppgifter, uppgifter om anställning, befattning och arbetsuppgifter, lön, ersättningar och förmåner, bank- och skatteuppgifter, pensions- och försäkringsuppgifter, arbetstid, semester och frånvaro, hälsouppgifter när sådana behöver behandlas inom arbetsgivaransvaret, uppgifter om kompetens och utbildning samt uppgifter om behörigheter och tilldelade arbetsredskap. 

Om det behövs för exempelvis nödkontakt, försäkringar eller förmåner kan vi även behandla namn, kontaktuppgifter och andra begränsade personuppgifter om anhöriga eller andra närstående. 

Vissa personuppgifter fortsätter att behandlas efter att en anställning har upphört när detta krävs enligt lag eller behövs för exempelvis intyg, pensions- eller försäkringsfrågor eller rättsliga anspråk. 

Rättslig grund: fullgörande av anställningsavtal, rättslig förpliktelse och, för vissa behandlingar, vårt berättigade intresse av att administrera, organisera och skydda verksamheten. 

4.9 Lokal-, IT- och informationssäkerhet 

Vi behandlar personuppgifter för att administrera behörigheter till våra lokaler och IT-system samt för att skydda vår verksamhet, våra medarbetare, våra kunder, våra system och vår information. 

Tillträde till våra lokaler hanteras genom en mobil applikation som den behöriga personen använder på sin telefon. För att administrera tillträdet behandlas personuppgifter som behövs för att identifiera användaren och tilldela, ändra eller avsluta behörigheten, exempelvis namn, användaridentitet och uppgifter om behörighet. 

Om tillträdessystemet registrerar passagehändelser och dessa är tillgängliga för oss kan även uppgifter om tidpunkt och användning av tillträdesbehörigheten behandlas. 

För våra IT-system kan behandlingen bland annat omfatta namn eller användaridentitet, behörighetsuppgifter, autentiseringsuppgifter, IP-adresser, enhetsidentifierare, tidpunkter för inloggning eller andra händelser samt tekniska logguppgifter som kan knytas till en fysisk person. 

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att kontrollera behörigheter, upprätthålla lämplig fysisk och digital säkerhet och skydda verksamheten och den information vi ansvarar för. Viss behandling kan även krävas för att uppfylla rättsliga skyldigheter. 

4.10 Rättsliga anspråk 

Vi behandlar personuppgifter när det behövs för att hantera klagomål, tvister eller andra rättsliga frågor samt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 

Det kan exempelvis vara namn och kontaktuppgifter samt personuppgifter om händelser, kommunikation, avtal eller andra omständigheter som är relevanta för det aktuella ärendet. 

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att tillvarata och försvara våra rättsliga intressen. Behandlingen kan även grundas på rättslig förpliktelse när vi enligt lag är skyldiga att hantera eller bevara personuppgifter. 

4.11 Webbplats 

När du besöker www.cdx.nu kan personuppgifter behandlas för att webbplatsen ska kunna tillhandahållas och skyddas, exempelvis IP-adress och andra tekniska identifierare när dessa kan knytas till dig eller din enhet. 

Webbplatsen tillhandahålls med hjälp av en extern leverantör som behandlar personuppgifter för vår räkning i den utsträckning det behövs för att tillhandahålla, administrera och skydda webbplatsen. 

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att tillhandahålla, administrera och skydda webbplatsen. 

Mer information om webbplatsens användning av cookies och liknande teknik finns i vår cookiepolicy. 

4.12 Sociala medier 

Vi har en företagssida på LinkedIn som vi använder för att presentera vår verksamhet, kommunicera och dela information om CODEX. 

När du besöker eller interagerar med vår sida kan personuppgifter behandlas, exempelvis ditt namn, profiluppgifter och uppgifter om hur du interagerar med sidan eller vårt innehåll, såsom kommentarer, reaktioner och meddelanden. 

LinkedIn behandlar även personuppgifter enligt sina egna villkor och sin integritetspolicy. För viss behandling som används för att ta fram statistik om besök och interaktioner med vår företagssida, så kallade Page Insights, är CODEX och LinkedIn gemensamt personuppgiftsansvariga. Den statistik som CODEX får tillgång till genom Page Insights presenteras i aggregerad form. 

CODEX och LinkedIn Ireland Unlimited Company har reglerat det gemensamma personuppgiftsansvaret för Page Insights genom ett särskilt avtal, Page Insights Joint Controller Addendum. Enligt ansvarsfördelningen informerar LinkedIn om behandlingen inom Page Insights och hanterar begäranden från registrerade om att utöva sina rättigheter avseende denna behandling. CODEX ska samarbeta med LinkedIn och vidarebefordra begäranden som vi tar emot och som avser Page Insights. 

Du kan läsa mer om ansvarsfördelningen här: 

https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum 

Om du kontaktar oss via LinkedIn och kommunikationen leder till exempelvis en kundförfrågan eller rekryteringsprocess kan relevanta personuppgifter därefter behandlas enligt det avsnitt i denna policy som gäller för det aktuella ändamålet. 

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att presentera och kommunicera om vår verksamhet, hantera vår närvaro på sociala medier, besvara kontakter samt förstå hur vår företagssida och vårt innehåll används.  

5. Hur länge sparar vi personuppgifterna? 

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för respektive ändamål. När det finns en bestämd lagringstid anges den nedan. I andra fall avgörs lagringstiden utifrån ändamålet med behandlingen och eventuella rättsliga krav. 

En annan lagringstid kan gälla om det följer av lag, den personuppgiftsansvariges instruktioner eller om personuppgifterna behöver bevaras med anledning av exempelvis ett pågående rättsligt ärende. 

5.1 Kontakt, förfrågningar och kundadministration 

Personuppgifter som behandlas för kontakt och kundadministration sparas så länge de behövs för den aktuella relationen eller förfrågan. 

Om en förfrågan inte leder till ett uppdrag eller någon annan fortsatt relation gallras personuppgifterna senast tolv månader efter den senaste kontakten. 

När en kundrelation eller annan affärsrelation upphör gallras personuppgifter som endast behövts för den löpande kontakten normalt inom tolv månader. Uppgifter som behöver bevaras som en del av annan dokumentation följer i stället den lagringstid som gäller för det ändamålet. 

5.2 Redovisnings-, löne- och ekonomitjänster 

När vi behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde bestämmer den personuppgiftsansvarige hur länge personuppgifterna ska behandlas. 

Personuppgifterna behandlas under det aktuella uppdraget och återlämnas eller raderas därefter enligt den personuppgiftsansvariges dokumenterade instruktioner, personuppgiftsbiträdesavtalet och eventuella särskilda avtal om arkivering. 

Vi fastställer därför inte någon egen generell lagringstid för personuppgifter som vi endast behandlar som personuppgiftsbiträde. 

5.3 Compliance- och rådgivningsuppdrag 

När vi är personuppgiftsansvariga gallras arbetsmaterial som inte längre behövs efter att uppdraget har avslutats. 

Personuppgifter som ingår i relevant uppdragsdokumentation sparas normalt i tio år efter att uppdraget avslutats för att dokumentera den rådgivning som lämnats och hur uppdraget genomförts. 

Personuppgifter kan behöva sparas längre om det finns ett pågående rättsligt anspråk eller någon annan rättslig skyldighet som motiverar fortsatt behandling. 

När vi är personuppgiftsbiträde gäller i stället avsnitt 5.2. 

5.4 Kundkännedom och åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism 

Personuppgifter och handlingar som omfattas av penningtvättslagstiftningens bevaranderegler sparas som huvudregel i fem år från den tidpunkt som anges i lagen. 

Om lagens förutsättningar för förlängt bevarande är uppfyllda kan uppgifterna sparas längre, dock sammanlagt högst tio år. 

5.5 Fakturering, egen bokföring och bolagsadministration 

Personuppgifter som ingår i räkenskapsinformation sparas enligt bokföringslagens bevaranderegler, normalt till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 

Personuppgifter som endast behövs för praktisk faktura- eller betalningsadministration och som inte utgör räkenskapsinformation gallras tidigare när de inte längre behövs. 

Personuppgifter i aktieboken bevaras så länge bolaget består och därefter i minst tio år efter bolagets upplösning. Personuppgifter i annan bolagsdokumentation sparas så länge det krävs enligt tillämplig lag eller så länge dokumentationen behöver bevaras för sitt ändamål. 

5.6 Leverantörer och samarbetspartners 

Personuppgifter som används för den löpande leverantörs- eller samarbetsrelationen sparas så länge relationen består och normalt i högst tolv månader därefter för praktisk uppföljning. 

Personuppgifter som ingår i räkenskapsinformation följer lagringstiden i avsnitt 5.5. 

Personuppgifter som behöver bevaras för att dokumentera avtal eller hantera rättsliga anspråk kan sparas längre enligt avsnitt 5.10. 

5.7 Rekrytering 

Personuppgifter om sökande sparas under den aktuella rekryteringsprocessen. 

För personer som inte anställs sparas personuppgifterna därefter endast så länge det finns ett motiverat behov av att dokumentera rekryteringen och hantera eventuella rättsliga anspråk, dock högst två år efter att rekryteringsprocessen avslutats. 

Om vi vill behålla personuppgifterna för en framtida rekrytering informerar vi särskilt om den behandlingen och hur länge uppgifterna kommer att sparas. 

För den som anställs övergår relevanta personuppgifter till behandling enligt avsnitt 5.8. 

5.8 Anställda, tidigare anställda och närstående 

Personuppgifter som behövs för den löpande personaladministrationen sparas under anställningen och normalt högst två år efter att anställningen upphört, om uppgifterna inte behöver bevaras längre för något annat angivet ändamål. 

Personuppgifter som ingår i räkenskapsinformation, exempelvis vissa löneunderlag, sparas enligt bokföringslagens bevaranderegler. 

Personuppgifter som behövs för exempelvis pensions- och försäkringsfrågor, arbetsgivarintyg eller rättsliga anspråk sparas så länge det finns ett rättsligt eller praktiskt behov av dem. 

Hälsouppgifter och andra särskilt skyddsvärda personuppgifter gallras när de inte längre behövs för det specifika ändamål som motiverade behandlingen. 

Personuppgifter om en nödkontakt eller annan närstående gallras när uppgifterna inte längre behövs, normalt när kontakten byts ut eller när anställningen upphör. 

5.9 Lokal-, IT- och informationssäkerhet 

Personuppgifter som används för att administrera behörigheter till lokaler eller IT-system sparas så länge personen ska ha den aktuella behörigheten och gallras eller inaktiveras när behovet upphör. 

Om tillträdes- eller säkerhetssystem registrerar logguppgifter som vi har tillgång till sparas dessa inte längre än vad som behövs för säkerhet och incidenthantering. Närmare lagringstid fastställs utifrån det aktuella systemets funktion och vårt behov av uppgifterna. 

Uppgifter som behöver användas för att utreda en konkret säkerhetsincident kan sparas tills utredningen och eventuella efterföljande rättsliga ärenden har avslutats. 

Tekniska loggar i andra system sparas under den tid som behövs för drift, säkerhet och incidenthantering enligt fastställda gallringsregler för respektive system. 

5.10 Rättsliga anspråk 

Personuppgifter som behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk sparas så länge det finns ett faktiskt behov av dem. 

När den allmänna tioåriga preskriptionstiden är tillämplig kan personuppgifterna behöva sparas i upp till tio år. En längre faktisk lagringstid kan förekomma om preskriptionen avbryts, om en annan preskriptionstid gäller eller om ett rättsligt ärende fortfarande pågår. 

Uppgifterna gallras när de inte längre behövs för detta eller något annat lagligt ändamål. 

5.11 Webbplats 

Tekniska personuppgifter som behandlas för webbplatsens drift och säkerhet sparas inte längre än vad som behövs för det aktuella tekniska ändamålet. 

Våra leverantörer av webbplatstjänster behandlar personuppgifter för vår räkning under den tid som behövs för att tillhandahålla tjänsten. Radering och återlämnande av personuppgifter regleras genom våra avtal med respektive leverantör och tillämpliga dataskyddskrav. 

5.12 Sociala medier 

Personuppgifter som vi behandlar i samband med vår närvaro på sociala medier sparas inte längre än vad som behövs för det aktuella ändamålet. 

Inlägg, kommentarer, reaktioner och annan information som finns på LinkedIn kan finnas kvar på plattformen i enlighet med LinkedIns egna villkor och lagringsregler. När vi för över personuppgifter från LinkedIn till våra egna system, exempelvis för att hantera en kundförfrågan eller rekrytering, gäller den lagringstid som anges för det aktuella ändamålet i denna policy. 

Statistik som vi får tillgång till genom Page Insights är aggregerad och används för att följa och förstå användningen av vår företagssida. 

6. Känsliga personuppgifter, personnummer och uppgifter om lagöverträdelser 

Känsliga personuppgifter kan förekomma i vissa av våra behandlingar. 

När vi är personuppgiftsbiträde kan vi exempelvis behandla hälsouppgifter inom löne- eller personaladministration om den personuppgiftsansvarige lämnar sådana uppgifter till oss och behandlingen ingår i uppdraget. Behandlingen sker då enligt den personuppgiftsansvariges dokumenterade instruktioner. 

När vi själva är personuppgiftsansvariga behandlar vi känsliga personuppgifter endast när behandlingen är nödvändig och det finns både en rättslig grund enligt GDPR och ett tillämpligt undantag från förbudet att behandla känsliga personuppgifter. 

I vår egen personaladministration kan detta exempelvis gälla hälsouppgifter när de behövs för sjuklön, frånvaro, rehabilitering, arbetsmiljö eller andra rättigheter och skyldigheter inom arbetsrätten. 

Personnummer behandlas endast när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vikten av säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. 

Uppgifter om lagöverträdelser behandlas endast när det finns rättsligt stöd för behandlingen. 

Penningtvättslagstiftningen innehåller särskilda regler som i vissa situationer tillåter behandling av känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser när behandlingen behövs för att fullgöra skyldigheter enligt lagen. 

7. Måste du lämna personuppgifter till oss? 

Vissa personuppgifter behöver vi behandla för att kunna ingå eller genomföra ett avtal eller uppdrag. Andra personuppgifter måste behandlas för att vi ska kunna uppfylla rättsliga skyldigheter. 

Enligt penningtvättslagstiftningen är vi exempelvis skyldiga att inhämta vissa personuppgifter om kunder och personer med anknytning till kunden. Om vi inte får den information som krävs kan det innebära att vi inte kan inleda eller fortsätta ett uppdrag. 

En anställd behöver på motsvarande sätt lämna vissa personuppgifter för att vi ska kunna administrera anställningen, betala lön och uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare. 

När vi behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde behandlar vi de personuppgifter som omfattas av den personuppgiftsansvariges dokumenterade instruktioner och det aktuella uppdraget. 

8. Vem får del av personuppgifterna? 

Vi använder externa leverantörer för bland annat IT- och molntjänster, kommunikation och dokumenthantering, ekonomisystem och administration, informationssäkerhet, kundkännedom, webbplatstjänster och tillträdestjänster. 

När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning är leverantören personuppgiftsbiträde för den behandlingen. 

När vi själva är personuppgiftsbiträde kan en leverantör som behandlar personuppgifterna för vår räkning vara underbiträde. Sådana behandlingar regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal och den personuppgiftsansvariges instruktioner. 

Vi använder även sociala medieplattformar. Sådana plattformsleverantörer kan vara självständigt personuppgiftsansvariga för sin egen behandling och, för vissa behandlingar, gemensamt personuppgiftsansvariga tillsammans med oss. För vår LinkedIn-sida gäller detta bland annat den behandling som används för att ta fram Page Insights. 

Vi kan även lämna personuppgifter till andra mottagare när det behövs för ett uppdrag eller för att uppfylla en rättslig skyldighet, exempelvis Skatteverket och andra myndigheter, domstolar, banker och andra finansiella aktörer, pensions- och försäkringsaktörer samt andra rådgivare och specialister. 

Vi lämnar endast ut personuppgifter när det finns ett ändamål och rättsligt stöd för utlämnandet eller, när vi är personuppgiftsbiträde, när utlämnandet följer av den personuppgiftsansvariges dokumenterade instruktioner. 

9. Behandling utanför EU/EES 

Personuppgifter behandlas huvudsakligen inom EU/EES. 

Vi använder externa leverantörer för bland annat e-post, kommunikation, dokumenthantering, IT- och molntjänster, vår webbplats och sociala medier. 

Vissa leverantörer eller deras underleverantörer kan i vissa fall behandla personuppgifter i eller ge åtkomst till personuppgifter från länder utanför EU/EES. 

När vi är personuppgiftsansvariga säkerställer vi att en eventuell tredjelandsöverföring har stöd enligt GDPR, exempelvis genom beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med kompletterande skyddsåtgärder när det behövs. 

När vi är personuppgiftsbiträde sker tredjelandsöverföringar i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner, personuppgiftsbiträdesavtalet och tillämpliga regler. 

Du kan kontakta oss via info@cdx.nu om du vill ha mer information om tredjelandsöverföringar och skyddsåtgärder för en behandling där vi är personuppgiftsansvariga. 

10. Automatiserat beslutsfattande 

Vi fattar inte beslut om dig som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga eller på liknande sätt betydande konsekvenser för dig. 

Digitala verktyg kan användas som stöd i exempelvis kundkännedom och riskbedömning, men beslut av betydelse för kundrelationen fattas inte enbart automatiserat. 

11. Hur skyddar vi personuppgifterna? 

Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som är anpassade efter behandlingens art och risk. 

Åtgärderna omfattar bland annat behörighetsstyrning, autentisering, säker lagring och kommunikation, säkerhetskopiering samt rutiner för incidenthantering. 

Åtkomsten till personuppgifter begränsas till personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter. 

När vi är personuppgiftsbiträde behandlar vi personuppgifter endast enligt den personuppgiftsansvariges dokumenterade instruktioner. 

12. Dina rättigheter 

När vi är personuppgiftsansvariga har du, under de förutsättningar som anges i GDPR, rätt att få information om och tillgång till dina personuppgifter, få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade, begära radering eller begränsning av behandlingen och i vissa fall få ut personuppgifter genom dataportabilitet. 

Rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse 

När vi behandlar dina personuppgifter med stöd av berättigat intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen av skäl som hänför sig till din specifika situation. 

Om du invänder får vi inte fortsätta behandlingen om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 

Rättigheterna är inte absoluta. Vi kan exempelvis vara skyldiga enligt lag att fortsätta behandla vissa personuppgifter. 

Särskild lagstiftning kan också begränsa vilken information vi får lämna. Det gäller exempelvis vissa uppgifter om granskning och rapportering enligt penningtvättslagstiftningen. 

När vi behandlar dina personuppgifter som personuppgiftsbiträde är det den personuppgiftsansvarige som ansvarar för att hantera dina rättigheter. Vi bistår den personuppgiftsansvarige i enlighet med GDPR och tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal.  

13. Så utövar du dina rättigheter 

När vi är personuppgiftsansvariga kan du utöva dina rättigheter eller ställa frågor om vår behandling av personuppgifter genom att kontakta info@cdx.nu. 

Vi kan begära ytterligare information om det behövs för att säkerställa din identitet och att personuppgifter inte lämnas till fel person. 

Om din fråga avser en behandling där vi endast agerar som personuppgiftsbiträde bör du i första hand kontakta den personuppgiftsansvarige. 

14. Klagomål 

Om du har synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. 

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). 

Mer information finns på www.imy.se. 

15. Ändringar i integritetspolicyn 

Vi ser över integritetspolicyn när våra behandlingar, system, leverantörer eller tillämpliga regler förändras. 

Den aktuella versionen publiceras på vår webbplats. Vid väsentliga förändringar lämnar vi ytterligare information när det är lämpligt. 

Cookiepolicy

1. Om denna cookiepolicy 

Denna cookiepolicy beskriver hur CODEX Accounting AB använder cookies och liknande teknik på www.cdx.nu. 

CODEX Accounting AB, org.nr 559437-4430, ansvarar för den behandling av personuppgifter som sker genom cookies och liknande teknik när vi bestämmer ändamålen med och de väsentliga medlen för behandlingen. 

CODEX Accounting AB 
Stockholmsvägen 18 
181 50 Lidingö 
E-post: info@cdx.nu 

Mer information om hur vi behandlar personuppgifter finns i vår integritetspolicy. 

2. Vad är cookies? 

Cookies är små textfiler som lagras på din dator, mobiltelefon eller annan enhet när du besöker en webbplats. 

Liknande tekniker kan också användas för att lagra eller läsa information på din enhet. I denna policy använder vi begreppet cookies även för sådan teknik när det är relevant. 

Cookies kan bland annat användas för att en webbplats ska fungera tekniskt, upprätthålla säkerhet eller komma ihåg vissa inställningar. 

3. Vilka cookies använder vi? 

På vår webbplats använder vi endast cookies och liknande teknik som är nödvändiga för att webbplatsen ska kunna tillhandahållas och fungera på ett säkert sätt. 

Sådana cookies kan exempelvis behövas för teknisk funktionalitet, säkerhet, nätverks- och trafikhantering eller för att webbplatsen ska visas korrekt. 

Vi använder inte cookies för statistik eller analys av besökare, profilering, beteendebaserad annonsering eller riktad marknadsföring. 

Eftersom de cookies vi använder är nödvändiga för webbplatsens funktion krävs normalt inte samtycke för att använda dem. 

4. Hur länge sparas cookies? 

Nödvändiga cookies sparas inte längre än vad som behövs för det tekniska ändamål som de används för. 

Vissa cookies är sessionscookies och raderas när du stänger webbläsaren. Andra tekniskt nödvändiga cookies kan sparas under en begränsad längre period om det behövs för exempelvis säkerhet eller webbplatsens funktion. 

Den närmare lagringstiden beror på den tekniska funktion som cookien används för och den webbplatstjänst som används. 

5. Externa leverantörer 

Vi använder en extern leverantör för att tillhandahålla vår webbplats. Leverantören kan behandla teknisk information och använda nödvändiga cookies eller liknande teknik för vår räkning i den utsträckning som behövs för att webbplatsen ska kunna tillhandahållas, administreras och skyddas. 

Vi använder inte tredjepartscookies för analys, annonsering eller marknadsföring. 

Vår webbplats kan innehålla länkar till externa webbplatser och tjänster, exempelvis vår sida på LinkedIn. När du följer en sådan länk lämnar du vår webbplats. Den externa aktören ansvarar då för sin användning av cookies och annan behandling av personuppgifter på sin webbplats eller tjänst. 

6. Kan du blockera cookies? 

Du kan normalt ställa in din webbläsare så att cookies blockeras eller raderas. 

Eftersom de cookies som används på vår webbplats är nödvändiga för webbplatsens tekniska funktion kan vissa delar av webbplatsen fungera sämre eller inte alls om du blockerar dem. 

Inställningarna för cookies hanteras i den webbläsare du använder. 

7. Om vi börjar använda andra cookies 

Om vi i framtiden börjar använda cookies eller liknande teknik för exempelvis statistik, analys, marknadsföring eller andra ändamål som kräver samtycke kommer vi att uppdatera denna cookiepolicy. 

Vi kommer då också att inhämta samtycke innan sådana cookies används, när det krävs enligt tillämpliga regler. Det ska vara lika enkelt att återkalla ett samtycke som att lämna det. 

8. Ändringar i cookiepolicyn 

Vi kan uppdatera denna cookiepolicy om webbplatsen, de tekniska lösningarna eller tillämpliga regler förändras. 

Den aktuella versionen publiceras på vår webbplats.